BPO Financeiro é uma solução de terceirização da gestão financeira para empresas.
A sigla BPO vem do inglês Business Process Outsourcing, ou Terceirização de Processos de Negócio: uma tendência global de transferir áreas administrativas para empresas terceiras.
Logo, o BPO Financeiro diz respeito especificamente à área de finanças, que passa a ser gerenciada externamente atuando como um dos pilares de apoio à tomada decisão.
Os empresários vêm buscando soluções que os ajudem a se focar mais no core business (atividade principal) do negócio. Dessa forma, podem terceirizar atividades importantes, mas secundárias como a gestão financeira, que passa a ser tocada por profissionais especialistas na função.
Como saber se a empresa precisa do BPO Financeiro
Existem alguns sinais claros que indicam a demanda por uma solução de BPO Financeiro.
O primeiro deles é a ausência de uma equipe ou profissional interno dedicado à área financeira, no caso de empresas com pessoal reduzido e estrutura enxuta.
Outra evidência é a dificuldade em manter um processo de gestão financeira eficiente, muitas vezes porque o próprio gestor não tem tempo ou interesse na área.
E outra evidência é quando a empresa começa a crescer e a estrutura de gestão financeira deixa de acompanhar, seja por ausência de processos, seja por equipe inadequada, tornando assim a avaliação dos resultados uma verdadeira agonia.
Como resultado, a empresa pode ter problemas como erros constantes nos registros e movimentações, falta de informação sobre a saúde financeira do negócio, multas e penalidades por atrasos em pagamentos e descumprimento de leis — e até ocorrência de fraudes.
Por fim, se a empresa ainda faz todo o controle financeiro manualmente e sem qualquer sistema adequado, o BPO Financeiro pode ser a melhor solução para otimizar processos e melhorar os resultados.
Serviços de um BPO Financeiro
Gestão do fluxo de caixa
A gestão de fluxo de caixa é um dos serviços essenciais do BPO Financeiro, que permite acompanhar de perto as entradas e saídas diárias, semanais e mensais e, com isso, perceber lacunas financeiras a fim de apoiar formas de superá-las.
Assumindo o apoio à gestão financeira, fornece informações relevantes sobre a posição do desempenho financeiro do negócio, fazer projeções e identificar oportunidades, além de alertar sobre uma possível necessidade de crédito e de riscos à viabilidade econômica.
Gestão de contas a pagar e receber
Outra função do BPO Financeiro é cuidar das contas a pagar da empresa, fazendo os registros e até mesmo agendando pagamentos no internet banking para a empresa autorizar.
No caso das contas a receber, a tarefa é lançar os próximos recebimentos e, em alguns casos, emitir boletos bancários e notas fiscais.
O BPO também pode ajudar A EMPRESA a solucionar a inadimplência, alertando sobre pagamentos em atraso, além de gerar demonstrações com os principais KPIs e Indicadores Financeiros para subsidiar a tomada de decisão.
Conciliação bancária
A conciliação bancária consiste em conferir as movimentações do cliente e garantir que os saldos coincidam com a conta bancária da empresa.
Dessa forma, O BPO pode auxiliar a empresa na segurança financeira e compliance, além de combater eventuais fraudes quase em tempo real.
Análise de crédito
A análise de crédito pode ser acrescentada ao BPO Financeiro para proporcionar mais segurança nas negociações da empresa.
Nesse caso, cabe ao BPO avaliar a capacidade de pagamento pelo indicado NCC (Necessidade de Capital de Giro) e o histórico de crédito de clientes e empresas
Gestão da documentação
Quando o BPO Financeiro inclui o serviço de gestão da documentação, fica responsável pelo arquivamento e auditoria de todos os documentos financeiros da empresa.
Naturalmente, o BPO deve estar preparado para fazer todo o trabalho no meio digital e garantir a proteção dos dados confidenciais, lastreando isso em seu contrato de prestação de serviços, de olho na lei de proteção de dados LGPD.
Gestão de indicadores
Para agregar ainda mais valor ao BPO Financeiro, oferece o serviço de gestão de indicadores.
Basicamente, você determina e monitora KPIs (indicadores-chaves de desempenho) como lucratividade, rentabilidade e margem de lucro, ponto de equilibro e depois apresenta relatórios completos sobre o desempenho financeiro do negócio para apoiar a tomada de decisão do cliente.
Vantagens oferecida pelo BPO Financeiro
Investir em soluções de BPO Financeiro traz inúmeras vantagens para a empresa, e o ROI (Retorno sobre o Investimento) pode ser muito satisfatório.
Por onde começar a implementar o BPO Financeiro
Se você não sabe por onde começar a implementar seu BPO Financeiro, temos algumas dicas importantes para garantir o sucesso do serviço.
Acompanhe os primeiros passos sugeridos.
- Comece de dentro para fora
A melhor forma de começar a implementar o BPO Financeiro na sua empresa é arrumar a casa antes de tudo.
Para isso, você deve padronizar os processos e utilizar ferramentas para facilitar o controle financeiro, emissão de documentos e importação de extratos bancários, por exemplo.
- Adote uma plataforma de gestão financeira
Ter uma boa plataforma de gestão financeira e contábil é imprescindível para organizar seu BPO de finanças pois são atividades que se complementam de forma estratégica quando o assunto for avaliação do desempenho do cliente.
Automatização de notas fiscais e boletos, importação de extratos bancário, organização de documentos digitais, geração de relatórios e demais funções do BPO.
Com a solução tecnológica certa, você agiliza o serviço, consegue integrar os dados facilmente e reduz custos.
- Delegue o serviço a um profissional experiente
Para que o BPO funcione na sua empresa, não basta ter tecnologia — é preciso preparar um time com excelência, cultura forte e processos muito bem definidos.
Tarefas como conciliação bancária diária e gestão de todas as contas devem ser delegadas a um profissional que domine a gestão financeira.
Já a apresentação de resultados e análise de dados podem ficar a cargo de um profissional com experiência consultiva e boa comunicação, que poderá traduzir termos e desvendar os números para a empresa.
Além disso, a ideia é que esse profissional de base mais consultiva treine e lidere uma equipe para ampliar a célula de BPO na empresa.
- Mapeie todo o processo
O processo de BPO Financeiro pode ser um tanto complexo, exigindo que você mapeie cada etapa do serviço e crie um fluxo interno eficiente.
Não existe uma fórmula pronta — você terá que desenvolver suas rotinas e processos. Naturalmente, conversar com quem já atua no mercado ajudará bastante a entender esse desafio e oportunidade.
Você terá que padronizar as atividades, desenhar uma rotina financeira, definir ferramentas, testar processos e rotinas e estar atento ao controle de qualidade e melhoria contínua.
BPO Financeiro: Como começar?
Fonte: Ângelo Machado Ângelo Machado
https://contadores.contaazul.com/blog/bpo-financeiro-como-comeca
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